短期・単発のボランティアに「またやろう」と思って貰うために

当会の場合は、インターネットの広報サイトへの投稿と、過去の当会イベント参加者へのメールで募集をしてしいます。
投稿サイトの一覧表を添付ファイルに示します。
募集原稿は次の手順2「ボランティアの募集・その2」に示します。

募集原稿です。
募集原稿に書いてある応募先のメールアドレスは、当会が外部へ公開しているメーリングリストのアドレスで、これを数人のスタッフが見るようになっています。
庶務的な内容を漏らさないことが第一ですが、もう一つ、特に初めてボランティアをやる方が最初の一歩を踏み出すためには、下記文中にあるように「誰でもできます」ということを強調することが大事です。
この例はニュースレターの発送作業ですから、ボランティア経験は全く関係なく、文字さえ書ければ本当に誰でもできます。一応「中学生以上」としていますが、過去には小学校5年生が母親に連れられてきたこともあります。
結構戦力になっていました。

メーリングリストに応募メールが届いたら、イベントリーダーは届いたメールに必要項目が全て記入してあるかを確認し、
有れば受付確認メールを送信、欠けている項目があればその旨伝え、それが埋まってから受付確認をします。
リーダー以外の登録メンバーは、リーダーが返信をしたかどうかを確認し、1日経っても返事が無いようならリーダーに催促/確認のメールを入れます。
応募メールがスパムに分類され見落とすことがあるので、この体制を取っています。
特に携帯からのメールはこの傾向があり、しかも件名が書いていないことがあるので見落とし易いのです。
募集期間中はスパムのチェックを特に念入りにする必要があります。

受付メールのサンプルを下記に示します。
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○○様
初めまして。日韓アジア基金・大澤です。

最初に庶務事項です。
「様」は堅苦しいので、宜しければ以降「さん」で行かせて頂きたく宜しく
お願いします。

この度は当会のボランティアにお申込み頂きありがとうございます。
確かに受け付け致しました。

2月26日(水)にリマインダーも兼ねて参加者マニュアル等をメールで
お送りします。
良くご覧になってらして下さい。

おそれいりますが、このメールが届きましたら受信した旨の返信をお願いします。
初めての方に当方からのメールが届かないことがたまにありますのでお願いする
次第です。

それでは当日お目に掛かるのを楽しみに。
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ここで当会の特徴は、イベント当日の3，4日前に、リマインダーを兼ねて「参加者マニュアル」「活動説明パンフレット」「パンフレットに関する質問事項」をメールで送ることです。
「活動説明パンフレット」は重いので当会のホームページに置き、応募者にはURLだけを送ります。
http://www.iloveasiafund.com/introduction/panf.pdf

こうする理由
イベント当日は作業の説明・活動説明の時間も十分ではないので、先にこれを送って読んできて貰おうという狙いです。

参加者マニュアル・前半です。

参加者マニュアル・後半です。
ニュースレターの発送の手順をあらかじめ、頭にいれてきてもらいます。

パンフレットに関する質問事項を下記に示します。
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パンフレット関連質問事項

会場で当会の活動に付いて質問された時に、パンフレットを見ながらで結構
ですから、この程度は答えられるように勉強してらして下さい。
勉強のポイントは、パンフレットの何処に質問の答が載っているかを確認することです。
パンフレットに書いてないことはスタッフに質問を振って下さい。

Ⅰ 設立の目的と経緯
①　当会の設立の目的は何か
②　誰が設立したのか
③　いつ設立されたか
④　いつＮＰＯ法人になったか
⑤　いつ認定ＮＰＯ法人になったか

Ⅱ 活動内容
⑥　今、カンボジアで何をやっているのか
⑦　なぜ不足教科書支援をするのか
⑧　今までカンボジアで何をやってきたのか
⑨　国内ではどんなイベントをやっているのか

Ⅲ 予算関連
⑩　この3年間で、何にいくらお金を使ったか。
⑪　一般の方が当会に対して出来る支援の方法は何があるか
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受付確認メールにも書いてありますが、イベント当日朝のミーティングで、ボランティアをランダムに指名してパンフレットを見ながら、答が何処に書いてあるかを答えて貰う旨予告します。
実際にこれをやるかどうかは、時間との関係で決めます。
狙いは、当日までにパンフレットを良く読んで貰うことと、当日質問の答えを読み上げて貰うことで、読んでこなかった人を含め、参加者全員が当会の活動に付いて概要を知ることです。

募集要項が全部記入されたメールが届いたら、リーダーはこれを受付名簿に記入します。
サンプルを添付します。
「受付名簿」の項目と「募集要項」に書く個人情報の項目は同じ順番にしてあります。
こうしておくと応募メールから受付名簿に写す時に楽なのです。
これを元に、ボランティア保険名簿、ボランティア活動証明書名簿、当日受付名簿を作ります。
サンプルを手順7・8・9にそれぞれ示します。

実際には、受付名簿・ボランティア保険名簿・活動証明書名簿・当日受付名簿は、一つのExcelのブックにそれぞれタグを付けた状態で置いてあります。こうしておくと受付名簿を元に、それぞれの名簿の作成が楽ですし、次のイベントの時に何を作成すれば良いのかが直ぐ分かり、中身だけを新しいものに書き換えれば良いので便利です。

当会の場合、ボランティア保険は希望者に掛けます。
全員に掛けるという考え方もあり、これは団体ごとに決めて下さい。
ボランティア保険については、このChangeRecipeの「ボランティア募集の時はやっておきたいボランティア保険への加入の方法」をご覧下さい。

ボランティア保険名簿のサンプルを示します。
これは社会福祉協議会の規定申込用紙と項目を合わせてあります。
申込人数が少なくても、規定申込用紙に氏名等を手書きするよりExcelで作成しコピー3部を添えて申し込んだ方が楽です。
その場合、規定申込用紙の所定欄には「別紙に示す」と記入します。

ボランティア保険申込み用紙の社協受付印捺印済みのもののコピーを申込み人数分取ります。
当日、申込者に渡すためです。
詳しくは社協で確認して下さい。

気を付けなければならないのはボランティア保険の保険料の支払い時期です。
ボランティア保険の申し込みは各地区の社協の保険窓口で行いますが、保険料は事前に郵便局で払っておく必要があります。社協の窓口は休日も開いていますが、郵便局は平日しか開いていないということです。
これらを勘案し、ボランティア保険の受付締め切りはイベント当日の少し前に設定する必要があります。
当会の場合、土曜日のイベントならその前の水曜日にします。ここで人数、氏名を決定しボランティア保険名簿を作成し、木、金のいずれかに郵便局と社協を回ります。
ボランティア保険が有効になるのは申込受付の翌日からであることも認識しておく必要があります。

募集締め切り日が過ぎたら、ボランティア受付名簿から活動証明書希望者の一覧表を作ります。
サンプルに示すような書式を作成し、上記一覧表の氏名・住所を差し込み印刷します。
当会の場合、活動時刻は空欄にしておき、当日当人に記入してもらいます。
人によって活動する時間が違いますので。
たまに書式を指定している学校もあり、この場合はボランティアが当日この書式を持参しますので、これに団体名を記入し、団体印を押します。コメントを書かなければならないこともあります。

募集締め切り日が過ぎたら、当日受付名簿を作成します。サンプルを示します。

当日は、とにかくボランティアを暇にさせない・常時仕事を与え続けることを考えることが最大のポイントです。
殆どの人が、ぼんやりとしてしまう空き時間・待ち時間が生ずることを嫌がります。
「次に何をやりましょう」とボランティアに言わせないようにどうするかを、事前に確り考え、準備するようすることが「楽しかった、またやろう」に繋がるのは間違いありません。

会場設営は出来れば前日に終わらせておくのがベストです。
当日でなければできないなら、開始時刻の30分前には終わらせましょう。
早い方は開始時刻の30分前にいらっしゃいます。

早い方は開始時刻の30分前にいらっしゃいますので、それから開始時刻まで待って頂くのは良くありません。
書類の帳合とかホッチキス止め等、説明が簡単な作業を擁しておき、受付完了次第作業に入って頂くようにするのが良いと思います。
その場合、最初の方にはスタッフが説明し、次の方からは、最初の方に説明をして頂くとスタッフの手が空きます。

氏名を伺い、受付名簿に出席のチェックを入れ、以下のものを渡します。
・名札ケースと名札の用紙・名前の記入はサインペンを用意し、当人にやって貰います。
・事前希望者にはボランティア保険の所定のコピー
・事前希望者には当人の活動証明書・五十音順に並べておくと探し易いです。
この二つを渡す時に、説明はミーティングで行うことを伝えています。

ミーティングは基本的には全員揃うのを待って行います。
その間は、説明不要の作業をやって貰うようにします。
開始予定時刻から10分過ぎても揃わないときは、そのまま始めます。

以下を伝えます。
1　トイレの場所
大きめの案内図を用意し、適当な場所に張り出すのが親切です。この説明の時、休憩時間の有無も伝えます。当会の場合、半日程度の作業であれば特に休憩時間を決めずに、各自が適当に休むように伝えます。
2　写真撮影可否の確認
写真を何に使うかを説明し、撮影の可否を確認します。
当会の場合の使途はホームページ・ニュースレター・Face Bookであることを説明しています。
「否」の人がいた場合は、その人の写真を撮らないようにするのは当然ですが、後で上記に写真を使う時にその人が入っていないかを再度確認します。
また、集合写真を撮る時には、この人にシャッターを押して貰うと良いでしょう。
3　感想文執筆者募集(二人程度)
先ずこの時に全員に声を掛けます。ここで手を挙げてくれればそのまま決まりですが、たいてい誰も手を挙げないので、自己紹介後の雰囲気が和んだ後で、個別に指名してお願いします。　
4　ボランティア保険の説明
適用範囲：当会の当日だけでなく、他の団体のボランティアでも有効であること。
有効期限：何時の申込であろうと年度末(3月31日)であること。
事故発生時：渡したコピーの連絡先に連絡し指示を仰ぐと共に、当会にも連絡すること。
5　ボランティア活動証明書
活動時刻は各人が実態に合わせて記入すること。

事前配布の参加者マニュアルに沿って説明します。
要点を事前に黒板に書いておく場合もあります。

当会の場合
A4白紙を配り、四つ折りにして、四つの欄に左上から時計回りで、1氏名・2所属或は職業・3今回参加した理由・4自由記述欄を書いて貰い、全員に話して貰います。
自由記述欄はイベントごとに適当に設定します。
例えば
・最近のマイブーム
・今年度の自分の重大ニュース(年末のイベントの時)
・最近読んだ本
・最近見た映画・演劇等
・最近行った場所
等です。
四つの項目は、あらかじめ黒板に書いておく方が良いでしょう。

自己紹介は時間がもったいないようにも思いますが、アンケートではとても評判が良く、これがこの後の作業の時お互いに話しがし易くなるという意見が多く見られます。

作業中は進捗と仕事のバランスに目を配り、手すきが出ないようにします。

作業の終わった人からアンケートを書いて貰います。
書式を添付します。

ニュースレター発送の場合は13時頃全ての作業が終わりますので、希望者は昼食を一緒に摂ります。
会費は、学生500円、社会人頭割りとし、差額はシニアが負担します。
アンケートにざっと目を通して、それを話題にすると、アンケートだけでない感想が聞けます。
また、スタッフ勧誘のチャンスでもあります。
一日のイベントでは、夕食に誘います。目的は同じです。

下記のようなメールを全員に打ちます。
出来れば当日、遅くも翌日までに。
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このメールはBCCでお送りしています。

このたびは当会のニュースレター発送作業にご応募・ご参加頂き
ありがとうございました。

本日ご参加の皆さん
雨の中、早朝からいらして頂き、熱心に作業をして頂き、本当に
ありがとうございました。
総会資料をニュースレターに合わせて発送したため、普段より
複雑で作業量も多かったのですが、お陰で予定時間内に無事
完了することができました。

本日ご都合が悪くご参加頂けなかった皆さん
ご自身あるいはお子さんのご病気で4名の方がいらっしゃれません
でした。
早期のご本復をお祈りします。

皆さん
今後も当会のボランティアに是非ご参加下さい。
一部の方には予告致しましたが、次回のイベントは3月15日(土)
です。
詳細を添付ファイルにお示ししますので、ご都合の付く方は是非
ご応募下さい。
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アンケートの中で改善提案などがあれば、個別に回答します。
事例を下記に示します。
なお、応募メールを受付した時に、
「様」は堅苦しいので、宜しければ以降「さん」で行かせて頂きたく宜しくお願いします。
とお願いしてあるので、やりとりは全て「さん」でやるようにしています。
この方が親近感が湧きますので。
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ご指摘頂いた「作業説明と手順・流れ」、あれでも以前に
比べると少しは良くなったと思っていたのですが、○○さんの
ようなテキパキと仕事を進める方からご覧になるとまだまだ
自己満足の域を出ていないことを認識致しました。

ご指摘を受けての、私の今回の反省事項
１私の手元資料準備が不十分で漏れが出てしまったこと。
・チェックリストの最後の詰めが甘かった。
・何度もやっているにも関わらず、リストに漏れがあったこと。

2送り状記入要領の説明にもう一つ工夫をしたい。
　現品での説明で、以前より良くしたと自画自賛していたのですが、
今回の○○さんのご指摘から、現品に合わせ「プロジェクターを
使っての説明」も良いのではないかと気づきました。

3お渡しする支援者名簿の内容についてボランティアさんから質問がある。
　例えば団体名の時どう表記するか。
　考えてみると毎回同じ質問を受けており、余裕があれば表記名を
　あらかじめ名簿に書いておくのが良いと気づきました。

4私のコメント書きを事前に
　これも毎回の懸案なのですが、発送名簿の確定をなるべく発送日近くに
　持ってきているため、前日深夜か当日書くことになってしまって
　おります。
　確定を早めにしたら何が起こるか確認し、アドバンスを検討します。
　
　
私の気づいたのはこんなところですが、他に何かございましたら是非
ご教示頂ければと存じます。

過去参加者名簿を添付します。

今回新たに参加したボランティア
名簿に氏名・メールアドレス・参加したイベント名を追記します。

以前にも参加したボランティア
今回イベント参加を記録します。

・最大のポイント
ボランティア募集の目的が、単に人手の補充だけではなく、ボランティアに「楽しかった、またやろうと思って貰うこと」も重要な目的であることをスタッフ全員が認識、共有することです。
・当会の過去の沢山のアンケート結果では、忙しかった時ほど「楽しかった」、「ボランティアに目覚めた」という意見が多くなっています。
これを違う言い方で表すと、ボランティアに「やった感を持って貰うこと」とも言えます。

・スタッフの獲得
ボランティア募集の隠れた大きな目的にスタッフの獲得があります。
当会の場合、古いスタッフを除くと、多くがボランティア参加者です。
こうなるためには、下記手順を踏むことが良いようです。

単発ボランティアで来て下さった方に「楽しかった、またやりたい」と思って頂き
　　　　　　↓
次の機会に忘れずに声掛けをし、
　　　　　　↓
リピーターになって頂き
　　　　　　↓
折を見て何か役割を振って手伝って頂く
　　　　　　↓
スタッフに誘う

認定NPO法人 日韓アジア基金・日本理事
NPO法人シーズ・市民活動を支える制度をつくる会　副代表理事兼ボランティアリーダー
1941年生まれ
1965年慶應義塾大学工学部卒業　いすゞ自動車入社　2001年いすゞ退職
2002年より日韓アジア基金の運営に関り、現在いくつかのNPO/NGOの役員・ボランティア・会員・マンスリーサポーター・アドバイザーを務める。

日韓アジア基金　団体概要
当会は、日・韓の若者が協働しアジアの恵まれない人たちを支援する中で互いを知り、歴史の壁を超えたいという願いで韓国人留学生ウ・スグンによって設立された団体です。
その一歩として、カンボジアで子どもの教育支援をしています。

認定NPO法人 日韓アジア基金
http://www.iloveasiafund.com/