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事業年度を1月1日から12月31日に定めているＮＰＯ法人の役員です。今年度の総会を7月に予定しています。そこで総会について教えてください。
(1)まだ今年度の会費を納入していない会員がいます。納入のお願いの通知はしてあります。会員を続けるのか、退会するのか、の意思表示もありません。
このままこの人たちを会員と算定して総会を開催した場合総会が成立しない恐れがあります。そこで、改めて通知をして、
その中に「○月×日までに会費納入がない場合、退会したものと見なす」とすることは可能でしょうか。会費滞納と退会については定款には規定はありません。
(2)次に総会の委任状ですが、これは必ず署名・捺印のある書面にしなければならないのでしょうか。例えば、署名・捺印のある任意の用紙をファクスで送ったり、
あるいは電子メールで委任の意思のあることを表明したものも総会を成立させるための委任状になる、と考えることはできるのでしょうか。
(3)それから、一般に、会費納入や会費滞納につき退会扱いとなり得るといった通知、あるいは総会のお知らせなど、会員に対する重要な通知等は、
必ず書面によらなければならいのでしょうか。電話、ファクス、あるいは電子メールでの通知も可能なのでしょうか。
以上、よろしくご回答をお願いします。

鈴木暁さん

> 事業年度を1月1日から12月31日に定めているＮＰＯ法人の役員です。
> 今年度の総会を7月に予定しています。そこで総会について教えてください。

まず質問があります。定時総会は事業年度終了後３ヶ月以内のはずですが、
どうして７月なのですか。

> (1)まだ今年度の会費を納入していない会員がいます。納入のお願いの通知は
> してあります。会員を続けるのか、退会するのか、の意思表示もありません。
> このままこの人たちを会員と算定して総会を開催した場合総会が成立しない
> 恐れがあります。

ということは、社員総会の定足数をクリアできないという意味でしょうか。こ
れは私の個人的な意見ですが、委任状集めに苦労するような定足数の定めは置
くべきではないと思います。モデル定款ではほとんど２分の１以上となってい
ますが、これは３分の１でも４分の１でもいいのです。私が設立に関与した法
人は定足数の定めそのものを置いていません（この場合は最低２人の出席があ
れば総会は成立します）。

> そこで、改めて通知をして、その中に「○月×日までに会費納入がない場合、
> 退会したものと見なす」とすることは可能でしょうか。会費滞納と退会につ
> いては定款には規定はありません。

定款もしくは会費規定等で事前に周知されていない場合は、単に通知だけで退
会とみなすというわけにはいかないと思います。会費規定を設けている場合で
も、当年度の会費の未納をもってただちに会員の資格を停止するということは
通常は考えられません。

> (2)次に総会の委任状ですが、これは必ず署名・捺印のある書面にしなけれ
> ばならないのでしょうか。例えば、署名・捺印のある任意の用紙をファクス
> で送ったり、あるいは電子メールで委任の意思のあることを表明したものも
> 総会を成立させるための委任状になる、と考えることはできるのでしょうか。

ＮＰＯ法でも「モデル定款」（「モデル定款」に欠陥が多いことはいつも私が
主張していることですが）でも、委任状の要件については何も定めていません。
通説としては定款等に特に様式や捺印について定めていなければ形式は問わな
いということになっています。ただし、後で争いになった場合には真正な委任
状と信ずるに足る理由があったことの立証は必要です。そういう意味では疑問
を残さないためには、ファクスや電子メールの委任状を容認することについて
事前に総会規定等を定めておいた方がいいでしょう。もちろん定めていなけれ
ばただちに無効ということではありません。

> (3)それから、一般に、会費納入や会費滞納につき退会扱いとなり得るとい
> った通知、あるいは総会のお知らせなど、会員に対する重要な通知等は、必
> ず書面によらなければならいのでしょうか。電話、ファクス、あるいは電子
> メールでの通知も可能なのでしょうか。

定款に特に定めていない限り書面でなければ無効と考えられます。電子メール
を使えない会員も想定されるわけですから、仮に定款に定める場合でも、その
ことに関する会員の選択権を保証する必要があると思います。

また、書面によるかどうか以前に、退会の決定などの場合は根拠が必要です。
定款や規定（会員規定や会費規定等）に、退会規定が必要ですし、定款ではな
く規定の場合は少なくとも理事会に諮って制定や改廃しなければなりません。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公認会計士・赤塚和俊