NPOWEB

質問です。
国際支援系のＮＰＯ法人の事務を担当していますが、募金のほかに切手や書き損じ葉書の寄付を集めています。
この切手や葉書の事務処理なのですが、多くは郵便で封筒に入れて送ってくださり、中には無記名のものも多く、
どなたからいくらの寄付をいただいたかまでは把握できていません。

切手も、1円から500円以上の額面のものまでさまざまですが、ボランティアさんがまとめて計算をしてくださり、郵便局で80円切手などに交換しています。そして、毎月残高を計上しています。

特に、将来認定法人を目指しているので、どこまで経理として処理をしなければならないのか、
他の団体の方はどのようになさっているのか、教えていただければありがたいです。

TAKAと申します。

>特に、将来認定法人を目指しているので、どこまで経理として処理をしなければならないのか、
>他の団体の方はどのようになさっているのか、教えていただければありがたいです。

あくまでも「私の所属している団体での経理処理」としての参考意見ですが、

書き損じはがきや切手での寄付は、
【貯蔵品（切手類）／寄付】
として仕分けをし、貯蔵品管理台帳において、切手は額面毎、はがきは
通常はがきと書き損じはがきを分けて管理しています。

書き損じはがきや切手を交換した場合は、
【貯蔵品（切手類）××円／貯蔵品（切手類）○○円】
（交換後の額面）　　　　（交換前の額面）
【支払手数料　　　△△円／　　　　　　　　　　　】

と言う仕分けをしています。
（手数料を現金で支払った場合には貸方に「現金」が入ります）

同時に管理台帳においても「額面交換」として入帳しています。

以上、ご参考までに。

TAKAさん
ありがとうございます。

切手を額面ごとに管理なさっているということですが、
80円切手や50円切手などの額面でわけているということでよろしいでしょうか。
その場合、寄付をいただいた方については記帳、管理などしなくていいのでしょうか。
実際には、匿名の方が多かったり、10円や5円など細かい切手が多かったりで、
私たちの団体でも管理が徹底していないのが現状ですが。

たびたび申し訳ありませんが、よろしくお願いします。

TAKAです。

>切手を額面ごとに管理なさっているということですが、
>80円切手や50円切手などの額面でわけているということでよろしいでしょうか。

切手は額面で、はがきの場合は「通常はがき」と「往復はがき」「書き損じはがき」で
管理しています。エコーはがきのように売価が安くても額面は通常はがきと同じものは
通常はがきとして管理しています。

>その場合、寄付をいただいた方については記帳、管理などしなくていいのでしょうか。

切手購入の場合は、領収書や販売証明書で経理処理をし、台帳には入荷の項目に
枚数をインプット。
寄付の場合は、物品寄付ですので寄付者への領収書は発行せずに、入金伝票で
「切手寄付　１円切手×１０枚　１０円切手×３０枚　入金金額　３１０円」等と
記入し、貯蔵品／寄付　で経理処理します。

入荷の際は、上記のようにその都度台帳記入し経理処理致しますが、使用に関しては
月末在庫を確定させ、「理論使用数」で１ヶ月の使用分を費用計上する方法を
取っています。

>実際には、匿名の方が多かったり、10円や5円など細かい切手が多かったりで、
>私たちの団体でも管理が徹底していないのが現状ですが。

確かに寄付で集まるのは細かい額面の切手が多く、管理が大変だと思います。
台帳のページ数も種類の分だけ必要…というのは無駄ですね。
一つの方法として、日頃使用しない金額の切手（６２円とか、１円とか）は、
「その他」の区分にして、枚数ではなく額面金額で管理する方法もあります。
台帳自体を金額での入帳にして、「入荷　その他切手　３８６円」などと
記入する方法です。
この方法ですと「厳密な管理」とは言えないかもしれませんが、「組織の会計では
誤差の内」とある程度割り切って処理する必要もあると思います。

以上、ご参考までに。