NPOWEB

いつも参考にさせて頂いております。

総会の議事録について質問させてください。

昨年６月に総会が開催されましたが、社員に対して議事録が送付されませんでした。
総会直後に問い合わせしたところ「次回の総会の案内と同時に発送する」との回答を
もらいましたが、今年度の総会の案内にも同封させておらず、何人かの社員が事務局に
議事録の送付を要求しております。
メールでの督促でしたので、回答は来ませんでしたが、直接事務局に聞いた人の話では
「議事録は義務ではないので発送はしない」とのことでした。

昨年の総会では、定款の変更にまつわる議題も提出されており、特に欠席した社員には
報告義務があると考えておりますが、実際のところはどうなのでしょうか。

議決権を行使しながらその結果を知ることもなく年度を終えるのは、社員としても
「活動に参加する」意義が無いと思います。

議事録の発送を行わせる方法がありましたら、お教え頂きたく。

よろしくお願い致します。

くみこさん、

お尋ねの件、ＮＰＯ法にも民法にも、何の定めも見つけることができなかったため、
シーズの運営委員で弁護士の浅野晋さんにお尋ねしました。その回答を以下、紹介
いたします。
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「法律上の義務としては、議事録を社員に配布する義務はありません。どこにもそ
の旨の法律上の定めがないからです。

もちろん定款にその旨定めてあるのであれば、それによることになります。　ただ、
定款に定めがないとしても、わざわざ会員から議事録の写の送付を求められて、『義
務がないから送らない』というのは、確かにあんまりな対応です。

（もっとも、総会の結果を会員に知らせるのは、必ずしも議事録である必要はなく、
総会の内容についての『第○回総会報告書』といった書面でいいかと思います）

これについては、

(1)そんな会に愛想を尽かして退会する
(2)そんな対応をする役員については、次回に選任しないように運動する
(3)そんな会を改革するために、自分が役員となる
(4)定款改正の運動をする

などで対抗するしかありません。

議事録を送らないというのも私的自治の範囲のことですし、またこれにどう対抗する
かも私的自治の範囲のことです。

私的自治がいい方向にうまく機能しなければ、その会はいずれ「新陳代謝」されて行
くと思われます。悲しいかなそれが私的自治の一つの結果です。」
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上記、ご参考になさってください。

シーズ事務局・轟木　洋子