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役所の定款マニュアルには、「審議事項を記載した書面をもって・・・通知」とありますが、
会員や役員の多くは電子メールをもっていますので、「書面又は電子メールをもって通知」
としたいのですが、法律上問題はないでしょうか。
（記憶が定かではないのですが、駄目だと何かに書かれていたよう気がして心配です。）
以上、教えてください。

岩永さん、

総会の召集については、ＮＰＯ法が準用している民法第62条に基づいて行うことに
なりますが、その条文は次のようなものです。

「総会の招集は少なくとも五日前に其会議の目的たる事項を示し定款に定めたる方
法に従いて之を為すことを要す」

つまり、総会招集の方法は定款に定めておけば、電子メールでの召集通知も可とい
うことになります。

ただ、総会での議決権は社員の大きな権利ですので、電子メールの使えない社員が
いる場合は、電子メールだけで招集するのは問題です。岩永さんが書かれているよ
うに、「書面又は電子メールをもって」という書き方であれば、この問題はなくな
ります。ちなみに、ＦＦＡＸは「書面」とは現在は認められていないようです。

また、招集は以上のように定款に定めることで電子メールの使用も可能ですが、委
任状は別です。委任状については、シーズの「よくある質問」の次のページをご参
照ください。
⇒ 総会の委任状は、必ず書面でなければならないのでしょうか。電子メールやＦＡＸで委任の意志を知らせてもいいのでしょうか。

シーズ・轟木　洋子