NPOWEB

内閣府認証のNPO法人です。
従たる事務所の移転について、定款変更と登記変更の関係についてご教示ください。

現在、本会の従たる事務所２つがそれぞれに移転を計画しています。
どちらも定款変更を伴うもので、かつ一方は管轄の法務局がある出張所から本局にかわります。
事務所の移転は、理事会での議決事項としていますが、定款の変更は社員総会での議決事項です。通常社員総会は、6月に開催予定で、この総会で従たる事務所の移転により発生する定款変更の承認を求めたいと思っています。

こうした場合の、理事会での承認、事務所の実際の移転、従たる事務所の移転登記、定款の変更決議（通常社員総会）、所轄庁への定款変更届け出など、それぞれの届け出に定められた期限にそって適切に行うには、どの順序でどういうタイミングで行えばよいのでしょうか（個別の届け出作業については、おおむねわかりました）。
また、定款変更を所轄庁に届けた後、定款変更についての法務局への届けが必要になるのでしょうか？

うちださん、

事務所の移転を理事会の議決事項としている場合でも、定款変更をともなう引越しで
あれば、社員総会での議決が必要となります。
（事務所の移転が理事会の議決事項であって、定款変更をともなわない、という事例
としては、定款に書かれた事務所の所在地が、最長行政区までの記載であって、その
行政区内での移転という場合です。たとえば、定款に書かれた事務所の所在地が「東
京都新宿区」までであって、その新宿区内で引越す場合です）

また、移転に伴う定款変更も、軽微な定款変更と、そうではない定款変更があります。
所轄庁の変更を伴わない移転の場合には、「軽微」な事項の変更となりますから、社員
総会の決議を経て、所轄庁に「届出る」ことになりますが、所轄庁が変わるような場
合には、社員総会で決議をした後、所轄庁から新しい定款の認証を受けなければなり
ません。この場合の認証は、２ヶ月間の縦覧期間の後の２ヶ月間に決定されることに
なります。つまり、最長４ヶ月かかります。

うちださんの法人は、現在の所轄庁は内閣府とのことですが、従たる事務所が移転す
ることによって、事務所が全て１つの都道府県内に所在することになれば、所轄庁は
その都道府県の知事に変更になります。この場合、上記に説明したような新しい定款
の認証を得るために、最長４ヶ月の期間が必要ですからご注意ください。

順序としては、総会決議、所轄庁での定款変更手続き、引越し、移転登記、というこ
とになるかと思います。
法務局に確認したところでは、法務局での移転の変更登記は、移転をした日から２週
間以内と定められており、その際、変更をした定款と、移転を決議した総会の議事録
も書類として必要になるそうです。（議事録には、移転先の所在地や、移転日が書か
れることになるとのことです）

ただ、実際には、この順番は現実的ではない、という問題があります。もう少し、実
態について調べてみて、また投稿したいと思います。　　　

シーズ・轟木　洋子

轟木　洋子さま

うちだです。
回答ありがとうございました。
こちらもいろいろ調べてみていたのですが、社員総会の後、改めて理事会を開いて移転をきめるようにと言われたりもして、混乱しておりましたが、社員総会で決議すればいいのですね。ありがとうございます。

今回の私どもの移転では、所轄庁の変更はないので「軽微な変更」として届出るだけで良さそうですが、軽微な変更でない場合、定款の変更が認められなければ、実際の移転ができないということですよね。
轟木さんがおっしゃるように、こうした手続きのことは現実的でない部分が多いように感じます。
実態について何かわかりましたら、ぜひお教えください。

ありがとうございました。