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総会議事録 投稿者：二ツ木 投稿日：2005/06/15(Wed) 23:27:00 No.4919
定款を変更して、事業内容を整理したいと考えております。
必要書類のひとつである、総会議事録について教えてください。

私たちの定款では、事業計画・予算の承認は理事会で議決され、
総会へ報告することになっています。

総会議事録例（法第25条第4項関係様式例）には、
「事業計画および収支予算に関する事項」とありますが
私たちの総会議事録では、報告したことが書かれていればよいのでしょうか。

その場合、翌事業年度の事業計画は、今回の総会で報告し、
来年度の総会で再び報告をすることとなりますか？

どうぞよろしくお願いします。
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Re: 総会議事録 投稿者：ｎｏｇａｍｉ 投稿日：2005/06/16(Thu) 11:24:00 No.4920
> 私たちの定款では、事業計画・予算の承認は理事会で議決され、
> 総会へ報告することになっています。
>
> その場合、翌事業年度の事業計画は、今回の総会で報告し、
> 来年度の総会で再び報告をすることとなりますか？

本会の定款では，以下のように定めています。
総会では、この定款に定めるものの他、本会の運営及び活動・会計を報告し、
承認を受けなければならない。

一般的にも，総会では，報告だけでは当然に不可で，承認が必要と思います
よ。最高議決機関は総会なのですから。総会で，その報告は承認できない，
ってことも現実にあり得ます。
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Re: 総会議事録 投稿者：二ツ木 投稿日：2005/06/18(Sat) 11:06:00 No.4921
nogamiさん、こんにちは。
ご返信ありがとうございます。


ｎｏｇａｍｉ> 一般的にも，総会では，報告だけでは当然に不可で，承認が必要と思います
ｎｏｇａｍｉ> よ。最高議決機関は総会なのですから。総会で，その報告は承認できない，
ｎｏｇａｍｉ> ってことも現実にあり得ます。

とすると、定款の事業内容を変更するのに必要な要件として
・総会で、今年度・翌年度　２年分の事業計画・予算計画の「承認」
が、「必ず」必要になりますか？

私どもの定款では、事業計画・予算計画は理事会議決事項となっており
所轄庁でもこの内容で認証されています。

もちろんこれまで、実態としては、総会で事業計画・予算計画を報告し質疑応答や
意見交換の時間も十分費やしています。

実務として、議事進行を行うとき、さらに議事録として残すときに
総会で「事業計画・予算計画を議決し承認された」という記録が
ないと、そもそも定款変更の必要な条件をクリアできないということになるのか、
それとも、私どもの場合、理事会で事業計画・予算計画が承認されていれば
ルールに則っているということで、総会の議事録には記録がなくても
定款変更するための条件を具備していることになるのか
教えていただけないでしょうか？

よろしくお願いいたします。
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Re: 総会議事録 投稿者：nogami 投稿日：2005/06/18(Sat) 12:10:00 No.4922
> とすると、定款の事業内容を変更するのに必要な要件として
> ・総会で、今年度・翌年度　２年分の事業計画・予算計画の「承認」
> が、「必ず」必要になりますか？

総会を開催する時期によって（例えば３月までが事業年度としたら），
４月に総会をすれば，上記翌年度（2006年度）のものは不用ですよね。

それと総会が定款の改正だけのために臨時的に開催されるのであれば
事業報告や計画，決算・予算など不要ですよね。

年１回の定期総会で，定款の改正も行い，事業報告・計画なども行うの
であれば，定款の定めに関わらず，総会で承認を求め，議事録に記載す
ることにすれば，何の問題もないのでは。

例えば本会は，理事会，総会とも年１回で，理事会は必要により持ち回
りで開催していますが，直近の議事録は以下のようです（参考になるか
どうか分かりませんが，ＨＰに公開しています）。
http://www3.ocn.ne.jp/~muen/16kaijigyo04/18rijikaigijiroku050418.pdf
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Re: 総会議事録 投稿者：二ツ木 投稿日：2005/08/05(Fri) 11:34:00 No.4923
御礼が大変遅くなり申し訳ありません。
議事録も公開されていて、透明性のあるしっかりとした組織と拝察しました。
情報をありがとうございました。
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Re: 総会議事録 投稿者：シーズ・轟木　洋子 投稿日：2005/08/10(Wed) 13:43:00 No.4924
二ツ木さん、

シーズ事務局からのお返事が大変に遅れましたこと、お詫びいたします。

また、nogamiさん、ご投稿をいただき、ありがとうございました。

二ツ木さんの法人の定款には、事業計画・予算は理事会で議決され、総会へは報告の
み、となっているということですので、その定款にあるとおり、報告だけで問題あり
ません。特に、事業計画書や予算書というのは、法人の設立認証や、定款の事業部分
を変更するような場合には、所轄庁に提出しますが、そうでない場合には提出の必要
さえありません。

ただし、総会はnogamiさんが書いておられるように、会の最高意思決定機関で、何か
重要なことを議決する場です。この重要なこととは、定款変更の他には、事業報告、
また会計報告と民法上で解釈されています。もし、二ツ木さんの法人の定款に、事業
報告や会計報告も理事会の決議事項であり、総会には報告のみ、となっている場合で
あったとしても、これらについては、総会での承認が必要と解されます。
（ただし、事業計画や予算については、これには含まれません）

シーズ・轟木　洋子
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