NPOWEB

いつもお世話になっております。
私たちは現在設立申請準備中の団体で、定款を作成しています。

6776 re（３）を参考に、私たちも通常の理事会の開催が困難なときは電子メールで理事会を開催できるとした
「電子メールによる業務の決定」の条項を設けました。
しかしこれとは別に【理事会の表決権】の条項に「やむをえない理由により理事会に出席できない理事は・・・書面もしくは電子メールをもって表決することができる」とした条項があったため都の事前相談では「電子メールによる業務の決定」条項は必要ないとの指導を受けました。

しかし単に欠席した理事が表決権を行使するのと、話し合いのプロセスを含めた理事会を電子メールを使って行うのは違うことのように思えます。

なので、【理事会の開催】条項に「理事会の議決を要する事項について、理事会を開催することが困難であると理事長が判断したときは、別に定める規定により電子メールにて理事会を開催することができる」と付け足そうと思います。

しかし都の指導で「いらない」と言われた内容（担当者が報告書のようなものにメモを書いていました）を記載してそれが原因で不認証になったら困ります。
都の指導という基準からすればいらないのかもしれませんが、会員の方などに理事会のプロセスに関して説明しなければならない事態が発生したときに「電子メールで行った理事会は無効だ」と指摘される可能性もあるような気がするのです。
電子メールで理事会を開催する旨は定款に記載した方が良い事項かどうかもう一度ご意見をいただきたく、お願い申し上げます。

Ｎ事務局長　さん

　６７７６でも述べたように、理事会という機関については、ＮＰＯ法にも民法にも何らの定めもありません。ただ、ＮＰＯ法第１７条に「特定非営利活動法人の業務は、定款に特別の定めのないときは、理事の過半数をもって決する。」と定められていることから、定款で「理事会」という理事の合議機関を設けて、その理事会の議決によって業務を決定することができるものです。
　従って、その理事会の招集、議決の仕方等は、専ら定款の定めによることになります。
　そもそも、都が理事会の議決の仕方について「指導」をすること自体がおかしなことです。またご相談の条項が必要かどうかは、当該法人がどう考えるかの問題であり、都が「指導」するのは「余計なお世話」というものです。
　どうか自信を持ってください。
　なお、定款に定めるからこそ理事会が業務決定機関となるのですから、「電子メールで理事会を開催する旨は定款に記載した方が良い事項」ということになります。
弁護士　浅野晋

浅野先生

力強いご返信ありがとうございます。
法律を自分なりに解釈して、これは必要だろうと思っても、都などからいらないと言われると自信がなくなります。
しかしながらこのホームページや、ＴＶＡＣやシーズなどが開催してくださる講座などで少しずつ知識を増やし、わからないなぁと思いながら定款を作る作業の中で、他人から助けられることを多く経験しました。
この感謝の気持ちを、今度は私が誰かの役に立つことで返して行きたいと思います。
ありがとうございました。