NPOWEB

NPO法人の議事録作成について、教えて下さい。
指定管理の協定先である自治体の担当課長が、理事会にオフザーバーとして参加し、このNPO法人の財源に関わる報告をしました。理事会開催前でしたが、出席した理事全員の前での報告です。その後、オフザーバーとして参加しておりましたが、理事長兼議長より発言の許可もなく、勝手に発言しておりました。
この場合、議事録作成としては、このオフザーバーの担当課長の報告内容は記載した方がよろしいでしょうか？また、理事会内で、発言した担当課長の発言は、表記したほうがよろしいでしょうか？
初めてのケースでわからないので、教えて下さい。お願いいたします。

うらわっと　さん

　ＮＰＯ法人の議事録にどのようなことを記載すべきかについて、法令の定めはありません。
　当該ＮＰＯ法人の定款や規則に定めがあれば、もちろんその定めによることになりますが、定めがない場合には、議事録に何をどう書くかはまったくの自由です。
　しかし、議事録は、どのような議事が行われたかを記録し、後日のために残すものですから、それを念頭において記載すると良いと思います。
　例えば
　　・理事会の開催日時、開催場所、出席者名
　　・議決事項は何か、その議事の概要及び議決結果
　　・報告事項は何か、その概要
等を記載するのが通常だと思います。
　ご質問の「オフザーバーの担当課長の報告内容」とか「理事会内で、発言した担当課長の発言」は、記録として残した方が良ければ、残せばよいし、必要がないのであれば、何も各必要はありません。

　発言のいちいちを記載する詳しい議事録もありますが、発言内容は省略して、簡単に結論だけを記載する議事録の方が多いように思います。
　詳しく書けばきりがありませんし、手間もかかりますので、当該団体の実情に応じて、どの程度記載しておくかをお決めになったらいかがでしょうか。

　　　　　　　　　　　　　　　　弁護士　浅野晋

浅野弁護士さん、ご回答ありがとうございます。
当NPO法人で定款で決めている議事録作成の規定はありませんので、
改めて、事務局長及び理事長と相談して決めたいと思います。

ありがとうございました。