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はじめまして。

理事３名の法人です。定款上、理事会の議事録署名人は議長を含む３名となっています。

開催した理事会が、出席理事１名、書面表決理事２名の場合、議事録署名人の数が足りません。

ついては、理事会に同席していた事務局員（非理事）が署名人になることは可能でしょうか。

定款上、議事録署名人は、会議の場で選任されることになっていますので必ずしも理事でなくても良いような気もします。
もし、署名人は必ず理事でなければならないということであれば、次善策として、あらかじめ「理事会に同席している者に議事録署名を委任する」同意を取っておくような対応は想定できないでしょうか。

はてな？　さん

議事録は、会議体の審議内容について証明文書です。そして、その記載内容が審議内容に即して記載されていることを証明する趣旨で、議事録署名人が署名します。
　従って、議事録署名人はその会議に出席している必要があります。

　また、議事録署名人はその会議体の構成員（理事会なら理事）がなるのが普通で　すが、上述したように議事録が証明文書であることからすると、必ずしも構成員で　なくても、現実にその会議に出席した人であれば良いと考えることが出来ます。
　　
　従って、ご質問の場合、定款上も「議事録署名人は、会議の場で選任される」との趣旨の定めだということですから、事務局員が署名人となるのも差し支えないと解されます。
　また、定款上は３名の署名人が必要であっても、現実には１人の理事しか署名できないのですから、その１人の理事が署名した上で、次のように記載しておいても良いかと思います。

　「○○理事、△△理事は、書面表決書を提出し審議には加わっていないため、議事録には署名しない。理事××」

この場合、定款違反ではありますが、「出来ないことはしかたがない」ということになります。
　その場合の議事録の証明力が、３名の署名の場合より１名の署名の場合の方が少ないことになりますが、それは証明力の大小の問題であり、議事録としての有効性の問題ではありません。

　　　　　　　　　　　　　　　弁護士　浅野晋

浅野先生

ご丁寧なご返信ありがとうございました。
大変参考になりました。