NPOWEB

ＮＰＯ法人の総務を担当しています。
正会員は１３０名ほどいるＮＰＯです。
設立以来、委任状はファックス、郵送にて
提出いただいておりました。

今回たまたま下記ＵＲＬを拝見し、
ファックス委任状が無効であったことを知りました。

⇒ 総会の委任状は、必ず書面でなければならないのでしょうか。電子メールやＦＡＸで委任の意志を知らせてもいいのでしょうか。

ただ上記の回答の最後には、
平成17年度末までに法制上の措置を講じるとありました。
６年経過した今現在は、
ファックス委任状も有効になっているのでしょうか。

どなたかおしえていただければ幸いです。

ていぬ　さん

１、まず、ＦＡＸが「書面」に該当するかどうかの議論はおいておきます。

２、ところで、社員の表決権に関する定めについては、当初の特定非営利活動促進　法は民法６５条を準用していました。その民法第６５条２項はは、次のように定　めていました。
「２　総会ニ出席セサル社員ハ書面ヲ以テ表決ヲ為シ又ハ代理人ヲ出タスコトヲ得」
この条文を読むとお分かりになるように、「書面」が要求されているのはいわゆる「書面をもってする表決」だけであって、代理人の選任を書面でしなければならないとは定めていません。

３、すなわち、代理権の証明（委任状）は、書面でする必要はないということになりますので、ＦＡＸが「書面」に該当するか否かにかかわらず、ＦＡＸの委任状は有効ということになります。この点についての内閣府の見解は誤りです。

４、そもそも代理権の授与は、一般的には委任状という表題の書面で行いますが、 口頭でもメールでも代理権を付与することは可能です。委任状は、代理権の存在　を証明する手段にしかすぎません。

５、現在の特定非営利活動促進法は改正され、社員の表決権については同法第１４　条の７が次のように定めています。
（社員の表決権）
第１４条の７ 　各社員の表決権は、平等とする。
２ 　社員総会に出席しない社員は、書面で、又は代理人によって表決をすることができる。
３ 　社員は、定款で定めるところにより、前項の規定に基づく書面による表決に代えて、電磁的方法（電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって内閣府令で定めるものをいう。）により表決をすることができる。
４ 　前三項の規定は、定款に別段の定めがある場合には、適用しない。

６、　第２項の「書面で……表決」というのは、例えば「第○号議案については賛成。第△号議案については反対。」という書面を総会に提出する方法で表決に参加する方法をいいます。

７、そして第３項は、その書面表決に代えて「電磁的方法」（インターネットのメール等）によって表決する方法を採用することもできるということを定めています。

　　　　　　　　　　　　弁護士　浅野晋

ていぬ　さん

　回答の「３」のところで「内閣府の見解は誤りです」と書きましたが、内閣府ではなく「法務省民事局参事官室」の誤りでした。

　なお、法務省民事局参事官室が言っているのは「書面には現在のところＦＡＸと電子メールは含まれない」ということだけであって、「委任は『書面』で行うこととなっています。」という部分は、法務省民事局参事官室の見解ではなさそうです。

　なお、訴訟や調停の場合の代理権の証明については、民事訴訟法規則２３条等で、「訴訟代理人の権限は、書面で証明しなければならない。」と定めていますが、これに関する次のような判例があります。
　
京都都地方裁判所昭和４１年６月３０日判決（判例タイムズ１９４号１５７頁）
「……代理権は原則として書面によつて証明すべきことが要請されているがこれは手続の安定と進行の円滑を期するため、将来に向つて代理行為をする場合における証明方法を定めたものであつて、既往の代理行為についてその権限を証明するには必ずしも委任状その他の書面によつてすることを要するものではなく、………」
　　　　　　　　　　　　　　　弁護士　浅野晋

浅野様

ご返信ありがとうございます。
ひとまずファックスで受け付けていた委任状が
有効であると知りホッとしたところです。


ところで、私たちの委任状の記載内容は

総会の議案について
①理事長●●
②正会員[任意で記入]に
すべて委任します。(①か②を選ぶ）
となっています。

これは表決を代理人に委ねる方式になっていると思います。
いままで、あまり考えずにこのようにしてきたのですが
各議案についての可否を問うような形式が
NPOとして一般的でしょうか。
団体の考え方次第かと思いますが、
アドバイスお願いします。

ていぬ　さん

　おっしゃるとおり「団体の考え方次第」ですが、社員（正会員）の活動への「参加」という観点から考えると、一つ一つの議案について賛否を記載してもらうようにした方が良いように思います。

　皆さんで議論なさったらいかがでしょう。

　　　　　　　　　　弁護士　浅野晋

浅野様

委任状については
あまり深い議論をしておらず、
同じものをず～っと使っていました。

良い機会ですので、
理事会で考えたいと思います。

ありがとうございました！